Bài viết từ Phóng viên danh dự Korea.net Nguyễn Phương Anh

Mỗi dịp xuân về hàng năm, bên cạnh không khí Tết rộn ràng, chắc hẳn có rất nhiều người trong lòng rạo rực vì đang chuẩn bị hồ sơ cho học bổng chính phủ Hàn Quốc hệ sau đại học (hay còn gọi là GKS-G). Trong quá trình đó, không thể không nói đến một bước vô cùng quan trọng chính là quy trình “Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ” cho việc xin học bổng.

Đối với một người mong muốn săn được các học bổng Hàn Quốc nói chung và học bổng chính phủ nói riêng, việc hợp pháp hóa hồ sơ nộp là một vấn đề khá đau đầu. Làm sao để ta có thể xin dấu một cách nhanh nhất? Nên đặt lịch làm hồ sơ như nào? Những quy trình xin dấu thế nào? Có cần làm dịch vụ không? Thậm chí đối với những người mới tìm hiểu về học bổng cũng có thể chưa hiểu được khái niệm “tem vàng và dấu tím” là gì. Vì vậy, ngày hôm nay, xin mời quý vị độc giả cùng phóng viên danh dự của Korea.net tìm hiểu về quy trình tưởng chừng như khá khó khăn này nhé.



Hợp pháp hóa lãnh sự (tiếng Anh: Legalization, tiếng Hàn: 영사확인) là quá trình xác nhận giá trị pháp lý của một văn bản được cấp tại Việt Nam bằng cách kiểm tra chữ ký và chức danh của người ký trên văn bản. Sau khi hợp pháp hóa, văn bản đó sẽ được công nhận và sử dụng hợp pháp tại nước ngoài. Đây chính là quy trình thường được gọi là “xin dấu tím tem vàng”, và là một bước quan trọng và bắt buộc trong việc chuẩn bị hồ sơ du học Hàn Quốc cho du học sinh Việt Nam.

Thuật ngữ “Tem vàng” là cách gọi quen thuộc để chỉ loại tem màu vàng được dán lên các bản sao giấy tờ như bằng tốt nghiệp, học bạ, chứng chỉ, và các tài liệu khác. Tem vàng này chứa thông tin cần thiết, bao gồm chữ ký và con dấu của Cục Lãnh sự thuộc Bộ Ngoại giao Việt Nam. Đây là dấu hiệu xác nhận rằng các bản sao hoặc giấy tờ của người nộp đã được kiểm tra, chứng thực và có giá trị pháp lý khi sử dụng trong các thủ tục quốc tế.



Thuật ngữ “Dấu tím” là dấu xác nhận do Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Hàn Quốc cấp. Dấu này chứng tỏ rằng hồ sơ xin học bổng của chúng ta đã được tiếp nhận và kiểm tra độ chính xác. Đây là một phần quan trọng để đảm bảo các giấy tờ của chúng ta được công nhận hợp pháp tại Hàn Quốc.



Như vậy, sau khi hoàn tất quy trình, hồ sơ của chúng ta sẽ được dán tem vàng từ Cơ quan chức năng Việt Nam - Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ và dấu tím từ Đại sứ quán Hàn Quốc. Hai dấu này là minh chứng rằng giấy tờ của chúng ta đã được kiểm tra, xác nhận và được cả hai quốc gia chấp thuận. Chi tiết này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của hồ sơ mà còn giúp quá trình xét duyệt tại các trường đại học hoặc cơ quan chức năng ở Hàn Quốc diễn ra được thuận lợi và nhanh chóng hơn cả.



Bước 1: Đặt lịch hẹn xin dấu tím tại Đại sứ quán Hàn Quốc

- Đối với khu vực miền Bắc:

Nên đăng ký đặt lịch hẹn xin dấu tím tại Đại sứ quán Hàn Quốc online trước vì nhu cầu người đăng ký thường rất cao. Vì vậy, trước khi xin tem vàng, để tiết kiệm thời gian, chúng ta nên đăng ký lịch hẹn tại Đại sứ quán trên trang korea.ciec.vn của Trung tâm Phát triển quốc tế CIED (hay có tên cũ là CIEC) và thanh toán phí xác nhận hồ sơ là 60.000 VNĐ trên một loại giấy tờ.


- Đối với khu vực miền Nam:

Bắt đầu từ bước 2 vì miền Nam không cần đặt lịch online trước.

Bước 2: Dịch thuật và công chứng giấy tờ trong hồ sơ

- Đối với những giấy tờ đã dùng sẵn tiếng Hàn hoặc tiếng Anh: Photo và công chứng với số lượng theo nhu cầu của bản thân.

- Đối với giấy tờ bằng tiếng Việt (ví dụ: giấy khai sinh): Cần dịch trước rồi mới photo công chứng.


Bước 3: Đặt lịch xin tem vàng tại Sở Ngoại vụ hoặc Cục Lãnh sự

Sau khi đã công chứng, tiến hành đăng ký hợp pháp hóa bằng cách đặt lịch hẹn trên cổng Dịch vụ Công của Bộ Ngoại giao Việt Nam theo đường link: https://shorturl.at/fr83f


Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ dán tem vàng tại Sở Ngoại vụ hoặc Cục Lãnh sự

Đặt lịch hẹn xin tem vàng online xong, hãy chuẩn bị những giấy tờ sau:

Căn cước công dân - dùng để chứng thực người nộp.

1. Bản sao Căn cước công dân (1 bản).

2. Bản khai đã làm trên hệ thống đặt lịch online trước đó có kèm số thứ tự nộp hồ sơ và chữ ký người nộp (1 bản).

3. Bản gốc của toàn bộ giấy tờ cần hợp pháp hóa.

4. Bản sao đã được công chứng (hoặc dịch thuật công chứng) của các giấy tờ ở mục 3 (số lượng tùy nhu cầu).

5. Bản sao của giấy tờ đã được công chứng ở mục 4 trên (1 bản cho từng loại giấy tờ).

Sau khi chuẩn bị kỹ càng những giấy tờ trên, xin mời quý vị đến cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam nộp (Cục Lãnh sự - Miền Bắc và Sở Ngoại vụ - miền Nam).


Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ xin dấu tím tại Lãnh sự quán hoặc Đại sứ quán Hàn Quốc

Tại miền Bắc, sau khi đã đặt lịch hẹn xin dấu tím ở bước 1, chúng ta sẽ có một phiếu xác nhận có mã QR của CIEC cấp trong đó có thể hiện rằng những giấy tờ của mình đã được xác minh từ cơ quan cấp là chính xác và có lịch hẹn nộp hồ sơ của chúng ta.

Như vậy hồ sơ ta cần chuẩn bị để xin dấu tím như sau:

1. Phiếu xác nhận hoàn thành xác thực (kết hợp lịch hẹn nộp hồ sơ) in từ hệ thống của CIED.

2. Căn cước công dân - dùng để chứng thực người nộp (Chúng ta sẽ cần xuất trình căn cước để vào trong Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán.

3. Bản sao Căn cước công dân. (2 bản vì Giấy khai sinh sẽ có thủ tục tách riêng với Bằng tốt nghiệp và bảng điểm)

4. Bản gốc giấy tờ cần hợp pháp hóa (Giấy khai sinh, Bảng điểm và Bằng tốt nghiệp)

5. Bản sao dán tem vàng của các giấy tờ ở mục 3 trên (Số lượng tùy nhu cầu cần hợp pháp hóa)

6. Bản sao của giấy tờ mục 4 (Chỉ cần mỗi bản tem vàng một bản photo với mục đích lưu trữ)

7. Đơn đề nghị công chứng (mẫu của Đại sứ quán Hàn Quốc, đến nơi sẽ được phát)



Trên đây là quy trình xin tem vàng dấu tím cho bộ hồ sơ xin học bổng du học Hàn Quốc đã được mình kinh nghiệm và chia sẻ lại cho mọi người. Hy vọng rằng qua bài viết này, quý vị độc giả sẽ vượt qua được thủ tục này một cách thuận lợi và nhanh chóng, kịp thời gian nộp hồ sơ cho kỳ học bổng mới nhất.


* Quý vị cũng có thể xem chi tiết quy trinh thực tế khi hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ du học trong video dưới đây:

(Nguồn: Kênh Youtube The Unspoken Corner)

hrhr@korea.kr

* Bài viết này đã được viết bởi một phóng viên danh dự của Korea.net. Đoàn phóng viên danh dự chúng tôi có mặt ở khắp nơi trên thế giới, và họ luôn nỗ lực để chia sẻ tình yêu và lòng nhiệt huyết đối với tất cả mọi thứ của Hàn Quốc với Korea.net.